Som du säkert har hört trädde den nya dataskyddsförordningen (DPA), som gäller i hela Europa, i kraft den 25 maj 2018. Den ersätter den tidigare federala dataskyddslagen. Lagändringar och innovationer påverkar dock inte bara företagen, utan även din förening.
Med SportMember är det möjligt att implementera EU:s dataskyddsförordning för klubbar på ett smidigt och enkelt sätt, så att du inte behöver oroa dig för säkerheten för dina uppgifter eller oroa dig för datatillsynsmyndigheten. Eftersom vi kan ta på oss rollen som databehandlare i din klubb!
Nedan besvarar vi några frågor som du kan ha om EU:s dataskyddsförordning för klubbar och hur du kan dra nytta av SportMember, och vi har också sammanställt en checklista för dig (checklista för klubbar enligt dataskyddsförordningen).
För dig som förening gäller dataskyddslagstiftningen när du lagrar eller samlar in personuppgifter om dina medlemmar. Uppgifter som namn, medlemsnummer eller födelsedatum är en del av dessa uppgifter. Alla dessa uppgifter omfattas därför också av den nya dataskyddslagen. Detta innebär att behandlingen av dessa uppgifter endast är tillåten om det finns en rättslig grund för detta. Med behandling avses i detta sammanhang insamling, lagring, behandling och överföring av uppgifter. Som ni kanske märker har ni som förening ett antal kontaktpunkter med DSGVO. Din medlemsadministration bör därför anpassas till kraven i DSGVO.
För det första innebär det att du måste göra justeringar på ett antal områden som rör data. Det är inte längre tillåtet att bara förvara papperslappar med uppgifter i någon mapp som ligger utspridd i klubbhuset! Ett stort problem är att klubbfunktionärerna måste göra detta arbete vid sidan av sina vanliga jobb och andra åtaganden i klubben, och tiden är oftast knapp.
1 Utse ett dataskyddsombud
2 Få en översikt över alla behandlingsaktiviteter
3 Dokumentera dem i händelse av en inspektion av tillsynsmyndigheter.
4 Utarbeta en policy för dataskydd och se till att alla medlemmar känner till den.
5 ingå avtal om databehandling om en tredje part behandlar dina uppgifter
DPA kräver att klubbarna tar upp olika frågor som kanske aldrig tidigare har tagits upp i klubben. Om så är fallet måste anpassningar göras i fråga om samtyckesblanketter, översikter över behandlingsverksamheten måste skapas (var och för vad behandlas uppgifterna?), medlemmar, volontärer och personal måste informeras, avtal om databehandling måste upprättas och regler måste införas för att hantera brott mot dataskyddsbestämmelserna.
Vi har sammanställt en tydlig checklista för föreningar om hur du ska genomföra dataskyddsförordningen i din förening. En detaljerad version av vad du behöver genomföra i samband med dataskyddsgrundförordningen 2018 Checklista för föreningar finns här.
Även om dessa lagar har införts för att skydda personuppgifter innebär de också en hel del arbete och ökade risker för stämningar. Den nya dataskyddsförordningen föreskriver enorma böter på upp till 20 miljoner euro i värsta fall, vilket skulle innebära döden för de flesta klubbar.
SportMember tar över rollen som databehandlare i din klubb. Det sparar mycket arbete och du kan slappna av. Vi har samarbetat med jurister för att se till att SportMember är helt förenligt med DSGVO. Detta innebär att alla relevanta kontrakt, samtyckesblanketter etc. för användningen av SportMember finns tillgängliga för klubben som mallar i systemet. Dessa mallar är permanent integrerade i systemet, så du behöver inte ens oroa dig för att vidarebefordra dem till rätt personer, det gör vi åt dig. Du kan alltså lugnt radera din Google-sökning "DSGVO clubs templates" för att använda SportMember, vi tar hand om det åt dig.
Det enda du behöver göra är att godkänna avtalet om databehandling, som finns som mall på SportMember. Genom att göra det samtycker du till att vi behandlar dina uppgifter för din räkning. SportMember ber alla dina medlemmar att skriva under en samtyckesblankett så att du som klubb kan fortsätta att behandla uppgifterna! Med SportMember omfattas du av DSGVO:s bestämmelser om provklubbar när det gäller uppgifter om dina medlemmar och du slipper inte bara mycket arbete och problem, utan även risken för böter på grund av bristande samtycke från dina medlemmar!
SportMember skickar ett databehandlingsavtal till alla klubbar så snart de registrerar sig. Så snart en medlem vill skapa en profil i klubben, eller är kopplad till en sådan, måste han eller hon ge sitt samtycke till att klubben får behandla hans eller hennes uppgifter på detta sätt. Samtyckesblanketten finns som en färdig mall i SportMember - klubben kan därför slippa leta efter och anpassa en mall för en DSGVO-samtyckesblankett för klubben.
Om dataskyddsmyndigheten inspekterar klubben kan du visa upp "Model Consent Form DSGVO Club" och du kommer att vara helt skyddad när det gäller alla personuppgifter som lagras i SportMember.
Ämnet "DSGVO:s klubbsidor" är fortfarande ett stort bekymmer för många klubbar. Många klubbar har tagit sin hemsida helt offline av rädsla för DSGVO. Rädslan för att bli stämd eller dömd till böter är fullt förståelig, men den bör inte innebära att klubbarna helt drar sig tillbaka från webben. En bra hemsida är trots allt en viktig faktor för att locka nya medlemmar.
SportMember erbjuder klubbarna ett enkelt system med byggstenar för att enkelt dela bilder, trupper, tränare, pinntavlor etc. med världen. Informationen från SportMembers interna system synkroniseras automatiskt med hemsidan, vilket gör att du slipper tråkig dubbelarbete, och informationen på din webbplats uppdateras helt enkelt av sig själv. Detta gäller förstås bara för den information som klubben vill dela med sig av. Föreningen har därför full kontroll över "DSGVO-föreningarnas webbplats".
All information som delas på hemsidan om medlemmarna omfattas av den samtyckesblankett som medlemmarna undertecknade när de gick med i SportMember. Och om en medlem inte vill att hans namn eller profil ska publiceras på den offentliga hemsidan kan han enkelt ta bort sin egen profil från hemsidan. Varje medlem kan enkelt hitta motsvarande funktion i sina profilinställningar.
Naturligtvis är du själv ansvarig för vad du delar med dig av på din hemsida, men med SportMember är du på den säkra sidan när det gäller "DSGVO Clubs Homepage" när det gäller allt du delar med dig av om dina medlemmar.
Med SportMembers kostnadsfria klubbplattform behöver du inte oroa dig för något av det och kan fortsätta med de bra sakerna i klubblivet. Förutom att göra det enkelt att hantera dina uppgifter erbjuder vår programvara alla funktioner som din klubb eller ditt lag behöver: du kan planera aktiviteter, hantera resurser, fastställa medlemsavgifter, skapa en hemsida för din klubb och mycket mer!
